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About the role
Key responsibilities & impact- Gestionar la recepción, atención a visitantes y soporte administrativo general del hub.
- Administrar documentación operativa y administrativa, incluyendo documentos relacionados a comercio exterior.
- Crear y dar seguimiento a órdenes de compra de servicios y proveedores.
- Coordinar compras menores como útiles de oficina, mobiliario, insumos, almuerzos y eventos internos.
- Apoyar al equipo de Finanzas en el control de gastos menores, liquidación de facturas y manejo de petty cash/tarjeta asignada.
- Coordinar actividades con Servicios Generales, proveedores y áreas internas.
- Dar seguimiento a pendientes administrativos, contratos, facturas y reportes de control.
- Brindar soporte logístico y administrativo en eventos, reuniones o actividades internas.
- Atender requerimientos puntuales de la operación, manteniendo orden, confidencialidad y sentido de urgencia.
- Asegurar una experiencia adecuada para visitantes, proveedores y colaboradores que interactúan con el hub.
Requirements
What you’ll need- Experiencia previa en roles administrativos, recepción, asistencia administrativa, soporte operativo, servicios generales, hotelería o posiciones similares.
- Desde 1 a 2 años de experiencia en funciones administrativas relevantes.
- Formación universitaria culminada o en último año de carrera, idealmente en Administración, Comercio Exterior, Logística, Negocios, Finanzas o afines.
- Manejo de Office a nivel intermedio-avanzado, especialmente Excel.
- Inglés intermedio, con capacidad para atender conversaciones o requerimientos básicos/intermedios.
- Alta organización, disciplina y seguimiento para manejar documentación, gastos, facturas y pendientes.
- Actitud de servicio, buena comunicación y capacidad para interactuar con distintas áreas.
- Flexibilidad horaria y disponibilidad para trabajar en Panamá Pacífico de lunes a sábado.
- Deseable experiencia con SAP, órdenes de compra, proveedores, servicios generales o compras menores.
- Será valorado contar con conocimientos o interés en comercio exterior.