Executive Assistant – Defense

Sakana AI

. 防衛事業部門長のスケジュール管理 . 社内外の会議・面談・出張の日程調整および手配 . 官公庁や取引先などの来客対応、受付・案内・応接準備、入館手続きの手配 . 会議資料の印刷・配布、部門書類のファイリング・保管 . 部門内の会議・研修・懇親会などの運営サポート . 日程、会場、飲食、備品の手配 . 部門の備品・消耗品の管理など庶務全般 . 部門長とメンバーが本来の業務に集中できる環境の整備

Posted 11/11/2026full-timeTokyo • JapanMid-LevelSeniorWebsite

Core Competencies

Role fit

Core Competencies

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Demonstrates expertise in schedule management, event coordination, and administrative support within a defense sector context. Proficient in maintaining confidentiality and utilizing business etiquette in interactions with government agencies and stakeholders.

Highest-signal resume keywords

Schedule ManagementAdministrative SupportBusiness Japanese ProficiencyEvent CoordinationConfidentiality Awareness

ATS Keywords

Tailor your resume

Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills

Document PreparationCalendar ManagementMeeting CoordinationFile ManagementEvent Planning

Soft Skills

Interpersonal CommunicationAdaptabilityProblem-Solving

Tools & Technologies

Email ManagementDocument Creation Tools

Certifications & Qualifications

Secretary Certification

Industry Keywords

Defense SectorGovernment RelationsAdministrative OperationsEvent Management

About the role

Key responsibilities & impact

防衛事業部門長のスケジュール管理
社内外の会議・面談・出張の日程調整および手配
官公庁や取引先などの来客対応、受付・案内・応接準備、入館手続きの手配
会議資料の印刷・配布、部門書類のファイリング・保管
部門内の会議・研修・懇親会などの運営サポート
日程、会場、飲食、備品の手配
部門の備品・消耗品の管理など庶務全般
部門長とメンバーが本来の業務に集中できる環境の整備

Requirements

What you’ll need

下記いずれかの勤務経験（目安として通算3年以上）：企業や団体における役員・部門長などの秘書業務、官公庁・公的機関などでの幹部の補佐や庶務・総務業務、企業の総務・庶務部門などでの来客対応や社内イベント運営業務
複数の関係者の予定を調整し、急な変更にも対応しながらスケジュールを管理した経験
官公庁や取引先に対して、適切な敬語とビジネスマナーで応対できること
カレンダー・メール・文書作成などの業務ツールを日常的に使いこなせること
少人数のフラットな組織で、必要なことを自ら見つけて対応できること
ビジネスレベル以上の日本語能力
高い守秘意識と倫理観
歓迎：防衛関連機関・企業での勤務経験、官公庁対応や会議・行事・イベントの企画運営経験、機密情報の取り扱い経験、秘書検定などの資格、生成AI活用への関心、ビジネスレベルの英語力

Benefits

Comp & perks

社会保険完備（健康保険、厚生年金、雇用保険）
完全週休二日制（土・日）、国民の祝日、年末年始休暇（12/30〜1/3）
年次有給休暇
慶弔休暇、生理休暇
産前産後休暇、育児休業、介護休業
フレックスタイム制 / 裁量労働制（職種による）
ハイブリッド勤務（オフィス＋リモート）
通勤手当支給