Executive Assistant – CEO Support, Real Estate Experience

FreedUp

. Apoiar o fundador e CEO nas operações profissionais e pessoais, permitindo que ele se concentre em estratégia, crescimento e liderança.

Posted 9/23/2026full-timeRemote • Mexico, Brazil, Colombia, Guatemala, Honduras, Costa RicaMid-LevelSenior💰 $800 - $1,600 per monthWebsite

Core Competencies

Role fit

Core Competencies

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Demonstrates expertise in executive support, including managing complex schedules, communication, and organizational tasks. Proficient in financial record-keeping and compliance management, with a strong focus on cybersecurity and digital collaboration tools.

Highest-signal resume keywords

Executive Support ExperienceFinancial Record-KeepingCompliance ManagementDigital Collaboration ToolsOrganizational Skills

ATS Keywords

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Hard Skills

QuickBooksStatement of Work (SOW)Property ManagementData EntryContract Management

Soft Skills

Written CommunicationVerbal CommunicationProactive AttitudeDiscretion

Tools & Technologies

NotionSlackGoogle WorkspaceTodoistAppfolioLeadSimple

Certifications & Qualifications

Background Check ApprovalCompliance Certifications

Industry Keywords

Executive AssistantOperations CoordinatorTask ManagementCybersecurityClient Needs Assessment

Tech Stack

Tools & technologies

Cyber Security

About the role

Key responsibilities & impact

Apoiar o fundador e CEO nas operações profissionais e pessoais, permitindo que ele se concentre em estratégia, crescimento e liderança.
Gerenciar e otimizar a agenda e a caixa de entrada do CEO, incluindo agendamentos, blocos de foco, acompanhamentos, sinalização de prioridades e respostas adequadas em nome do CEO.
Manter o alinhamento entre as agendas profissional e pessoal.
Prestar suporte de escrituração contábil e contabilidade utilizando o QuickBooks.
Prestar suporte à elaboração e gestão de contratos para conformidade governamental e assistência secundária em marketing.
Documentar, organizar e aprimorar os fluxos de trabalho e os Procedimentos Operacionais Padrão da empresa no Notion.
Apoiar os sistemas internos de accountability, acompanhamento de tarefas e delegação entre as operações e a estrutura da equipe.
Gerenciar a configuração de faturamento de clientes, faturas mensais, comissões e reembolsos.
Manter registros financeiros digitais precisos e organizados.
Planejar e gerenciar voos, acomodações, inscrições em conferências, itinerários e um calendário anual com 8 a 9 eventos do setor.
Atuar como principal elo de comunicação entre o CEO, a equipe interna e parceiros externos.
Fornecer atualizações e resumos estruturados sobre prioridades, progresso e prazos.
Apoiar sistemas de time-blocking e produtividade.
Manter as proteções de cibersegurança e administrar adequadamente o acesso restrito à agenda e ao e-mail.
Apoiar as operações de gestão de propriedades e executar tarefas no nível de assistente de gestão de propriedades.
Utilizar Notion, Slack, Google Workspace, Todoist ou plataformas similares, Appfolio e LeadSimple nas operações e na comunicação.
Comunicar-se por meio de interações diárias no Slack, reuniões semanais de acompanhamento no Zoom e resumos por e-mail.

Requirements

What you’ll need

Mais de 3 anos de experiência como Assistente Executivo, Coordenador de Operações ou em função semelhante, prestando suporte à alta liderança.
Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
Facilidade com tecnologia e conforto para trabalhar em ecossistemas digitais, incluindo Slack, Notion e Google Workspace.
Forte capacidade de organização e priorização.
Capacidade comprovada de lidar com informações sensíveis com discrição.
Experiência em serviços de contratação e consultoria de conformidade é desejável.
Experiência na avaliação das necessidades dos clientes.
Habilidade para elaborar Statement of Work (SOW).
Experiência em gestão de compras e aquisições.
Perfil proativo, autônomo e capaz de prosperar em um ambiente com necessidades em constante evolução.
Experiência na gestão de responsabilidades empresariais e pessoais de um fundador ou executivo será um diferencial.
Conhecimento básico de escrituração contábil, elaboração de relatórios ou entrada de dados é desejável.
Internet confiável de alta velocidade e estrutura moderna de home office.
Capacidade de manter proteções de cibersegurança.
Compreensão de certificações de conformidade relacionadas à defesa.
Capacidade de lidar adequadamente com acesso restrito à agenda e ao e-mail.
Aprovação em verificação de antecedentes.
Experiência em gestão de propriedades e capacidade de lidar com aproximadamente 80% das tarefas relacionadas à gestão de propriedades.
Capacidade de executar atividades no nível de assistente de gestão de propriedades e apoiar as operações de gestão de propriedades.
Familiaridade com Todoist ou plataformas similares de gestão de tarefas, Appfolio e LeadSimple.

Benefits

Comp & perks

Experiência internacional
Oportunidade de trabalhar remotamente de qualquer lugar
Ambiente de equipe colaborativo e acolhedor
Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento
Possibilidade de bônus por desempenho
PTO (folga remunerada)
HMO (plano de saúde) após 3 meses