FreedUp

Executive Assistant

• Apoiar o fundador e CEO nas operações profissionais e pessoais, permitindo que ele se concentre em estratégia, crescimento e liderança.
• Gerenciar e otimizar a agenda e a caixa de entrada do CEO, incluindo agendamentos, blocos de foco, acompanhamentos, sinalização de prioridades e respostas adequadas em nome do CEO.
• Manter o alinhamento entre as agendas profissional e pessoal.
• Prestar suporte de escrituração contábil e contabilidade utilizando o QuickBooks.
• Prestar suporte à elaboração e gestão de contratos para conformidade governamental e assistência secundária em marketing.
• Documentar, organizar e aprimorar os fluxos de trabalho e os Procedimentos Operacionais Padrão da empresa no Notion.
• Apoiar os sistemas internos de accountability, acompanhamento de tarefas e delegação entre as operações e a estrutura da equipe.
• Gerenciar a configuração de faturamento de clientes, faturas mensais, comissões e reembolsos.
• Manter registros financeiros digitais precisos e organizados.
• Planejar e gerenciar voos, acomodações, inscrições em conferências, itinerários e um calendário anual com 8 a 9 eventos do setor.
• Atuar como principal elo de comunicação entre o CEO, a equipe interna e parceiros externos.
• Fornecer atualizações e resumos estruturados sobre prioridades, progresso e prazos.
• Apoiar sistemas de time-blocking e produtividade.
• Manter as proteções de cibersegurança e administrar adequadamente o acesso restrito à agenda e ao e-mail.
• Apoiar as operações de gestão de propriedades e executar tarefas no nível de assistente de gestão de propriedades.
• Utilizar Notion, Slack, Google Workspace, Todoist ou plataformas similares, Appfolio e LeadSimple nas operações e na comunicação.
• Comunicar-se por meio de interações diárias no Slack, reuniões semanais de acompanhamento no Zoom e resumos por e-mail.

Executive Assistant – CEO Support, Real Estate Experience