Executive Assistant

• Own the CEO's diary end to end, prioritising requests, protecting focus time, resolving conflicts and adapting to changes
• Organise Executive Leadership Team meetings, offsites and governance routines, including scheduling, agendas, materials, logistics, minutes and action follow-up
• Plan and manage complex travel across Europe and beyond, including itineraries, visas where needed, accommodation and expense reporting
• Prepare briefing notes, presentations and documents
• Filter and prioritise incoming requests and draft correspondence on the CEO's behalf
• Act as a trusted point of contact for executives, board members, investors, customers and partners
• Represent the CEO Office with professionalism
• Organise leadership and company events
• Support special projects led by the CEO Office
• Continuously improve CEO Office processes, including through AI and digital tools
• Work closely with the Chief of Staff and executive team as an information, preparation and follow-up hub

Executive Assistant, French and English Speakers

• Gestión integral de la agenda, coordinando llamadas y reuniones
• Reserva de salas y espacios externos
• Gestión de viajes nacionales e internacionales
• Soporte administrativo al equipo directivo asignado
• Gestión del correo electrónico y físico
• Coordinación de mensajería y valija
• Edición y formateo de documentos
• Facturación
• Archivo digital
• Gestión de contactos de clientes en bases de datos

• Gestión integral de la agenda, coordinando llamadas y reuniones
• Reserva de salas y espacios externos
• Gestión de viajes nacionales e internacionales
• Soporte administrativo al equipo directivo asignado
• Gestión del correo electrónico, correo físico, mensajería y valija
• Edición y formateo de documentos
• Gestión de facturación
• Archivo digital
• Gestión de contactos de clientes en bases de datos
• Gestión de hojas de gastos
• Gestión de horas del equipo

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