Fast Enterprises, LLC

Administrative Assistant

• Diverse administratieve taken uitvoeren ter ondersteuning van projectteams en soepele kantoorvoering waarborgen
• Alle kantoormedewerkers ondersteunen zodat zij efficiënt kunnen werken
• Administratieve en projectgerelateerde taken voor de FAST-projectmanager organiseren en faciliteren, waaronder vergaderingen plannen, aantekeningen maken en notulen opstellen
• Teamleden ondersteunen met test- en trainingsmateriaal, documenten afdrukken en sorteren en andere taken
• Relaties met leveranciers en betalingen voor onder meer kantoorbenodigdheden en catering onderhouden en hierover communiceren met financiële afdelingen
• Nieuwe medewerkers ondersteunen en begeleiden bij verhuizing en verblijfsvergunningen
• Lokale werving faciliteren door sollicitatiegesprekken te organiseren, kandidatendossiers bij te houden en wervingsinitiatieven te ondersteunen
• Informatie bijhouden over verhuizing, administratieve procedures, kantoorrichtlijnen, toegangscodes, veiligheidsmachtigingen, teambuilding en contactpersonen
• HR ondersteunen bij lokale naleving en onboarding
• Met klanten communiceren over kantoorbeheer en relevante interne communicatie delen en/of vertalen
• Kantoorbenodigdheden bestellen en beheren
• Teamfuncties zoals BHV’ers en preventiemedewerkers bijhouden en afstemmen met klantfuncties
• Telefoonlijst bijhouden en vergaderingen voorbereiden
• Algemene en internationale post ophalen, voorbereiden en afleveren en verzendmaterialen beheren
• Teambuildinguitjes plannen, locaties en leveranciers coördineren, evenementprogramma’s opstellen, RSVP’s bijhouden en het budget beheren
• Sociale uitjes en lunches coördineren en faciliteren, inclusief voorbereiding, instructies en dieetwensen
• Mogelijkheden voor maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk coördineren

Administratief medewerker – fulltime

• Alle kantoormedewerkers bijstaan en ondersteunen
• Administratieve en projectgerelateerde taken organiseren voor de FAST-projectmanager, waaronder vergaderingen plannen, aantekeningen maken en notulen opstellen
• Teamleden ondersteunen met test- en trainingsmateriaal en documentverwerking
• Relaties met leveranciers en betalingen beheren en hierover communiceren met financiële afdelingen
• Nieuwe medewerkers ondersteunen bij verhuizing en verblijfsvergunningen
• Lokale werving faciliteren, waaronder interviews organiseren en kandidatendossiers bijhouden
• Informatie over verhuizing, administratie, kantoorregels, toegangscodes en veiligheidsmachtigingen bijhouden
• HR ondersteunen bij lokale naleving en onboarding
• Met klanten communiceren over kantoorbeheer en relevante interne communicatie delen en/of vertalen
• Kantoorbenodigdheden bestellen en beheren
• Teamfuncties, telefoonlijsten en vergaderopstellingen bijhouden en beheren
• Algemene en internationale post ophalen, voorbereiden en afleveren
• Teambuildinguitjes, sociale uitjes en lunches plannen en coördineren
• RSVP’s, evenementprogramma’s, dieetwensen en teambuildingbudget beheren
• Maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk coördineren

Administratief medewerker – fulltime

Administratief medewerker – parttime